Was sind Recruiting KPI’s?

Kennzahlen. Sie sind das Herzstück eines Unternehmens. Die sog. KPI’s (Key Performance Indicators) geben Aufschluss über die Wirksamkeit von verschiedenen Maßnahmen. In nahezu jeder Abteilung eines Unternehmens werden KPI’s analysiert, um den Unternehmenserfolg nicht mehr dem Zufall zu überlassen. Vor allem in Unternehmen, bei denen Recruiting als Geschäftsmodell in Form einer Dienstleistung fungiert, wie bspw. Zeitarbeitsunternehmen, Personaldienstleister, Personalvermittler oder Headhunter, sind Recruiting KPI’s als betriebswirtschaftliche Kennzahl essentiell, um zielführend Optimierungsbedarf zu ermitteln. Auch wenn kennzahlenbasiertes Recruiting noch nicht in allen Personalabteilungen angekommen ist, lohnt es sich das Thema Personalcontrolling einmal genauer zu betrachten und Ressourcen optimal zu nutzen.

Warum sind Kennzahlen für den Recruiting-Erfolg wichtig?

Die meisten Unternehmen sind auf Gewinnmaximierung ausgelegt. Zumindest wäre es vorteilhaft, wenn mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen der Output maximiert werden kann. Demnach sind Budget-Effizienz, Prozessoptimierung sowie Transparenz für das Recruiting und damit auch für den Unternehmenserfolg ein absolutes Muss. Durch das Fortschreiten der Digitalisierung und den neuen technischen Möglichkeiten gestaltet sich die Analyse und Auswertung von relevanten Daten auch zunehmend leichter.

Kennzahlenbasiertes Recruiting bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Anhand festgelegter KPI’s können Schwachstellen in deinen Prozessen und Maßnahmen ausfindig gemacht und entweder optimiert oder entfernt werden. Nimmt dein Unternehmen bspw. regelmäßig an Messen teil, konnte bisher allerdings keine oder wenig Einstellungen generieren, so lassen sich Schlüsse über die Wirksamkeit ermitteln und weitere Maßnahmen daraus ableiten. Ist eine Verbesserung der Prozesse notwendig oder wird die generelle Wirksamkeit in Frage gestellt?

Durch kennzahlenbasiertes Recruiting können Personalabteilungen außerdem einen erheblichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Gerade bei Diskussionen hinsichtlich des eingesetzten Budgets kann eine Analyse der Recruiting KPI‘s aufzeigen mit welchen Maßnahmen der höchste ROI (Return on Investment) zu erwarten ist, und wo das Budget evtl. nicht ganz optimal genutzt wird.

So wählst du die richtigen Kennzahlen aus

Die Auswahl der richtigen Kennzahlen ist von einigen Faktoren abhängig. Entscheidende Faktoren wären z. B. die Branche in der dein Unternehmen tätig ist oder welche Positionen besetzt werden müssen. Um nochmal beim Beispiel Personaldienstleistung zu bleiben: Hier sind KPI’s, die die Effizienz betreffen, aufgrund des hohen Rekrutierungsbedarfs, wohl wichtiger, als in einer kleinen Agentur, wo Effektivität einen höheren Stellenwert einnimmt. Natürlich wäre es optimal, wenn Effektivität und Effizienz gleichermaßen für deinen Recruiting Erfolg betrachtet werden.

Doch auch anhand der offenen Position können sich die für eine Bewertung relevanten KPI’s unterscheiden. Bei schwer zu besetzenden Positionen, bei der eine gut ausgebildete Fachkraft gesucht wird, spielen z. B. Kennzahlen wie die Time-to-Hire, Cost-of-Vancancy oder Offer-Acceptance-Rate eine wesentliche Rolle. Bei Positionen, wo Mitarbeiter schnell eingelernt werden können oder die Qualifikationen nicht alle zwingend erfüllt werden müssen, kann schon eine einfache Kennzahl wie der Cost-per-Apply für eine Bewertung herangezogen werden. Was diese Kennzahlen im Detail bedeuten, erfährst du weiter unten. Doch damit du die für dich wichtigsten Kennzahlen erstmal ermitteln kannst, helfen dir folgende 4 Fragen:

1. Ist die Kennzahl wirklich relevant?

Die Ermittlung und Auswertung von Kennzahlen sind aufwendig und oftmals brauchst du für eine aussagekräftige Beurteilung deiner Maßnahmen nicht unbedingt alle Kennzahlen. Der CPA (Cost-per-Apply) liefert dir zwar Erkenntnisse wie effizient du dein Budget verwendest, allerdings trifft diese Kennzahl keine Aussage über deine tatsächlichen qualitativen Einstellungen, was letztendlich dein Hauptziel im Recruiting sein sollte. Um deine Maßnahmen auch in der Effektivität zu beurteilen, sollte immer der CPH (Cost-per-Hire) sowie eine qualitative Kennzahl (wie bspw. die Quality of Hire) für eine Bewertung hinzugezogen werden.

2. Liefern deine Kennzahlen neue Erkenntnisse oder bestätigt sie bereits bekannte Dinge?

Nehmen wir mal an, du hast ein Unternehmen kleiner bis mittlerer Größe und bemerkst, dass deine Fluktuation und Neueinstellungen ungewöhnlich hoch sind. Im Normalfall hast du bei diesen Größenordnungen noch einen Überblick über das Geschehen im Unternehmen und kannst die Schwachstellen an einer bestimmten Position ausfindig machen, ohne Kennzahlen aufzusetzen und zu analysieren. Bist du jedoch für einen Großkonzern verantwortlich, kann es hilfreich sein auch die Frühfluktuationsrate zu ermitteln, um herauszufinden, ob ein Großteil deiner Mitarbeiter bereits innerhalb der ersten 6 Monate das Unternehmen verlässt. Dadurch lässt sich evtl. darauf schließen, dass die Fluktuation mit dem Recruiting- und Einstellungsprozess zusammenhängt. Falls du bereits weißt, dass in einer deiner Abteilungen die meisten Mitarbeitenden bereits innerhalb der Probezeit das Unternehmen verlassen, brauchst du das nicht zusätzlich mit Kennzahlen belegen.

3. Wie aussagekräftig ist die Kennzahl?

Eine Kennzahl ist erst aussagekräftig, wenn sie über einen längeren Zeitraum mit einer entsprechenden Stichprobe ausgewertet wird. Ist die Stichprobe zu klein, muss sie nicht unbedingt die Realität widerspiegeln und benötigt keine genauere Analyse wie z. B. bei Unternehmen ohne hohen Rekrutierungsbedarf. Ebenso kann eine Kennzahl aber auch fehlinterpretiert werden, z. B. wenn in bestimmten Bereichen/Abteilungen ein hoher Bedarf an Neueinstellungen durch Führungsprobleme notwendig ist, in der Masse an Einstellungen im gesamten Unternehmen aber untergeht und dadurch übersehen wird. Hier kann es sinnvoll sein Kennzahlen auch Abteilungsspezifisch aufzubereiten, um mögliche Ausreißer zu ermitteln.

4. Ist die Kennzahl messbar?

Eine gute Kennzahl sollte immer in einer konkreten Zahl dargestellt werden, ansonsten ist eine Messung nicht möglich. Außerdem reicht es nicht, nur eine Kennzahl für den Erfolg als Bewertungsmaßstab heranzuziehen. Sie müssen in Gesamtheit mit weiteren quantitativen und qualitativen Kennzahlen betrachtet werden. Ein kleines Beispiel: die Plattform Indeed bringt deutlich mehr Kandidaten innerhalb der Personalbeschaffungsmaßnahmen als die Plattform Stepstone. Der Bewerbungseingang ist hoch und der CPA (Kosten für eine Bewerbung) dementsprechend gering. Eine Einstellung über diesen Kanal findet jedoch nur selten statt, da die Qualität der Bewerber nicht zu den gewünschten Anforderungen passt. Analysen sollten immer in Bezug zu mehreren Kennzahlen betrachtet werden wie z. B. mit dem CPQA (Kosten für eine qualitative Bewerbung). Vergleicht man den CPQA innerhalb beider Plattformen, kommt man unter Umstände zum Ergebnis, dass Stepstone, die qualifizierteren Kandidaten für die Position bringt. Wie eine qualitative Bewerbung deklariert ist, muss jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden. Dies könnte z. B. die Anzahl der Interviews die geführt wurden oder Einladungen zum Vorstellungsgespräch sein.

Übersicht der relevantesten Kennzahlen im Recruiting

Nicht alle Kennzahlen sind, wie oben bereits erwähnt, für eine Messung deines Recruiting-Erfolgs relevant. Damit du deine KPI’s entsprechend der aktuellen Situation ermitteln kannst, haben wir dir eine Liste mit den wichtigsten Kennzahlen im Überblick zusammengestellt.

Quantitative Kennzahlen

Cost per Hire

Eine der wohl aussagekräftigsten Kennzahlen im Recruiting ist der Cost per Hire. Diese Kennzahl gibt Auskunft darüber, wie hoch die durchschnittlichen Kosten für eine Einstellung sind. Hierzu zählen nicht nur die Kosten für Stellenportale, sondern auch die dadurch verbundenen Personalkosten bzw. die Arbeitszeit, die für die Rekrutierung benötigt wird. Der CPH kann für eine Bewertung einer effizienten Ressourcennutzung verwendet werden. Dabei gilt: Je niedriger die Kosten sind, desto effizienter ist die Personalbeschaffung eines Unternehmens.

Cost per Application / Cost per qualified Application

Der Cost per Application (CPA) beschreibt die durchschnittlichen Kosten für eine Bewerbung. Die Kennzahl ist vor allem dann sinnvoll, wenn Stellenanzeigen in einzelnen Fachbereichen oder Berufsgruppen verglichen werden sollen. Einige Berufsfelder funktionieren nur auf bestimmten Jobplattformen und mit dieser Kennzahl kann in Bezug auf den Kanal herausgefunden werden, welcher Kanal gut performt und welcher eher nicht.

Da der CPA jedoch keinen Aufschluss über die Wirksamkeit des entsprechenden Kanals aufzeigt, kann der sog. Cost per qualified Application (CPQA) zur Bewertung einer Maßnahme hinzugezogen werden. Durch die Erweiterung dieser Kennzahl kann ermittelt werden, wie viele der eingegangenen Bewerbungen überhaupt qualifiziert genug für die Stelle sind. Denn auch wenn viele Bewerbungen eingehen, sagt das nichts über die potentiell möglichen Einstellungen aus. Der CPQA muss von jedem Unternehmen selbst definiert werden (z.B. Anzahl der geführten Interviews oder Einladungen zum Vorstellungsgespräch) und bietet das Potenzial für eine effektive Budgetnutzung.

Time to Hire

Die Time to Hire gibt Aufschluss über die Länge des Bewerbungs- und Recruitingprozesses. Diese Kennzahl bestimmt den Zeitraum zwischen einer eingegangenen Bewerbung und dem Jobangebot bzw. der Zusage. Sind die Prozesse zu lang, können geeignete Kandidaten bereits wieder abgesprungen sein, bevor ein Jobangebot gemacht wird. Daher lohnt es sich einmal zu überdenken, an welcher Stelle der Prozess optimiert bzw. verkürzt werden kann. Gerade in unserer schnelllebigen Welt kann eine Verkürzung der Time to Hire ebenfalls zu einer positiven Candidate Experience führen und dadurch potentielle Mitarbeiter eher vom Unternehmen überzeugen. Auch hier gilt: je niedriger die Time to Hire, umso größer das Potenzial geeignete Fachkräfte für das eigene Unternehmen zu gewinnen.

Channel Effectiveness

Channel Effectiveness ist ein absoluter Game-Changer, wenn es um die effektive Nutzung des Budgets geht. Vor allem wenn du mehrere Kanäle für die Publikation deiner Stellenanzeigen verwendest, kannst du mit der Channel Effectiveness herausfinden, welche Plattform die geeignetsten Bewerbungen generiert bzw. eine hohe Bewerbungsrate aufweist (Anzahl der Stellenanzeigen-Aufrufe / Bewerbungseingänge). So lässt sich der Fokus auf die wichtigsten Kanäle lenken und das Budget von den weniger gut funktionierenden Kanälen kürzen. Diese Kennzahl sollte immer in Kombination mit weiteren Kennzahlen betrachtet werden z. B. den Cost per Hire oder den Cost per qualified Application pro Kanal.

Cost of Vacancy

Cost of Vacancy verdeutlicht die Kosten, die für Unternehmen anfallen, wenn Positionen nicht besetzt werden können. Durch unerledigte Aufgaben, können Unternehmen mit fehlender Arbeitskraft hohe Umsatzverluste verzeichnen. Vor allem wenn die Position über einen längeren Zeitraum unbesetzt bleibt, kann diese Kennzahl als Grundlage für weitere Entscheidungen herangezogen werden, wie bspw. das Kürzen der Stellenanforderungen oder eine Anpassung des Gehalts.

Offer Acceptance Rate

Wie oft Jobangebote vom Bewerber angenommen oder abgelehnt wurden zeigt die Offer Acceptance Rate. Bei einer niedrigen Offer Acceptance Rate sollte überprüft werden, wie attraktiv das Stellenangebot tatsächlich ist und bspw. Maßnahmen zur Optimierung der Candidate Experience entworfen werden, sodass mögliche Kandidaten sich bereits im Bewerbungsprozess mit dem Unternehmen und der Kultur verbunden fühlen.

Frühfluktuation

Falls ein Großteil deiner Mitarbeitenden das Unternehmen bereits vor Ablauf der Probezeit verlässt, könnte es sein, dass der Arbeitsalltag der kommunizierten Stellenbeschreibung nicht der Realität entspricht. Aber auch interne Herausforderungen, innerhalb von Abteilungen wie ein nicht ganz reibungsloser Ablauf oder ein Führungsstil, der neuen Mitarbeitern nicht gefällt, können Gründe für eine hohe Frühfluktuation sein. Hier lohnt es sich entsprechende Onboarding Prozesse gut zu strukturieren und zu optimieren. Der Einstellungsprozess kann für Unternehmen ansonsten sehr kostenintensiv werden und soll daher der Frühfluktuation entgegenwirken. Diese Kennzahl wird häufig zur Bewertung der Employer Branding und Candidate Experience Maßnahmen herangezogen.

Qualitative Kennzahlen

Zu allen quantitativ messbaren Kennzahlen sollte, für einen Gesamtblick auf den Recruiting-Erfolg, immer mindestens eine qualitative Kennzahl hinzugezogen werden. Ein niedriger Wert bei den Kosten pro Einstellung, muss nicht zwangsläufig bedeuten, dass z. B. die eingestellten Mitarbeiter letztendlich auch gut für die Position oder das Unternehmen geeignet waren.

Um qualitative Kennzahlen messbar zu machen, muss man sie in irgendeiner Weise quantifizieren können. Für eine Bewertung ist es also notwendig die Qualität in Zahlen darzustellen.

Candidate Satisfaction

Die Candidate Satisfaction gibt die die Zufriedenheit an, die Kandidaten während des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses erfahren. Die Zufriedenheit der Kandidaten kann messbar gemacht werden, z. B. über Bewertungen auf Kununu oder Google. Außerdem können auch Ergebnisse von Mitarbeiterumfragen oder Feedbackgespräche als Grundlage für die Candidate Satisfaction verwendet werden. Hier ist es sinnvoll den Antworten eine Gewichtung zuzuordnen, sodass die Zahlen quantifizierbar sind.  

Quality of Hire

Die Qualität der Neueinstellungen ist ebenfalls eine Kennzahl die quantifiziert werden muss, um sie messbar zu machen. Dafür muss dein Unternehmen definieren, ab wann ein Kandidat das Kriterium einer guten Qualität erfüllt. Messen könnte man dies z. B. anhand der Kandidaten die die Probezeit überstehen oder ob sie zum Unternehmenserfolg beigetragen haben.

Hiring Manager Satisfaction

Die Zufriedenheit der Recruiter ist ebenfalls eine Kennzahl, die es sich lohnt zu betrachten. Diese Kennzahl kann ebenfalls durch Rückfragen mit den entsprechenden Verantwortlichen ermittelt werden. Über diese Kennzahl kann dein Unternehmen bspw. eine Auskunft über Workflows, den Recruiting Prozess oder Kandidaten von den Recruitern erhalten und dadurch Verbesserungen in Gang bringen.

* Für eine bessere Lesbarkeit wird im vorliegenden Artikel nur das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mit gemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.