Marcel Pino 18. Juli
Best Practices für ein erfolgreiches On-Boarding
Best Practices für ein erfolgreiches On-Boarding

Der englische Begriff On-Boarding bezeichnet die Integration eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen. Wie ein Mitarbeiter das neue Unternehmen wahrnimmt kann maßgebliche darüber entscheiden, ob eine das Arbeitsverhältnis erfolgreich verläuft oder ob sich der Mitarbeiter nach kurzer Zeit überlegt den Job wieder zu wechseln. Wir zeigen dir in diesem Blogartikel wie du deine On-Boarding-Prozesse optimieren kannst und geben dir 5 Best Practices aus dem Personalwesen.

Ziele des On-Boardings

Innerhalb des On-Boardings wird ein neuer Mitarbeiter mit den Prozessen im Unternehmen, seinen Kollegen, der internen Unternehmenskultur, Zielen etc. vertraut gemacht. Das Ziel im On-Boarding-Prozess ist es die Mitarbeiterzufriedenheit durch eine positive Employee Experience zu sichern und den Mitarbeiter dadurch an das Unternehmen zu binden. Der Vorteil der sich dadurch ergibt, ist die Fluktuationsrate im Unternehmen zu minimieren und Kosten für neue Rekrutierungsmaßnahmen zu senken. Außerdem schafft eine positiv wahrgenommene Arbeitskultur für mehr Verbundenheit mit dem neuen Arbeitgeber und kann Produktivität und das Engagement erhöhen.

On-Boarding in 3 Phasen

Das On-Boarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeitenden. Alles was zur Organisation und Planung für den Arbeitsantritt beiträgt, findet in Phase 1 des On-Boardings statt. Wir haben dir ein paar Vorschläge für die Vorbereitung herausgesucht:

  • Formalitäten klären

Sind alle notwendigen Dokumente vorhanden, sodass der Mitarbeiter am ersten Tag loslegen kann oder fehlen noch Dokumente für die Personalabteilung, die auch vor Arbeitsantritt geklärt werden können?

  • Informationen und Arbeitsmittel zur Verfügung stellen

Hat der Kandidat alle relevanten Informationen für den ersten Tag erhalten? Telefonlisten, Unternehmensinformationen oder notwendige Arbeitsausstattung? Ist der PC bereits eingerichtet oder Arbeitskleidung vorab organisiert? Alles was der Mitarbeiter zum Arbeiten braucht, sollte bereits vor Arbeitsantritt bereitstehen. Es wirft ein schlechtes Licht auf das Unternehmen, wenn die Arbeit nicht am ersten Tag aufgenommen werden kann.

  • Kollegen einbinden

Kollegen sollten vorab über einen neuen Mitarbeiter informiert werden, sodass jeder im Team über den Neuzugang bescheid weiß. Auch am Empfang sollte jemand informiert sein, damit der Mitarbeiter direkt zu seinem Arbeitsplatz oder Ansprechpartner geführt werden kann.

  • Termine koordinieren / Schulungen organisieren

Für die erste Woche sollte für den neuen Mitarbeiter bereits anstehende Termine koordiniert und Schulungen organisiert werden, damit am ersten Tag bereits ein Überblick über die laufende Woche gegeben werden kann.

  • Willkommensgeschenk

Eine nette Geste zur Begrüßung eines neuen Kollegen kann nie schaden. Es drückt ein gewisses Maß an Wertschätzung aus und gibt schon einen kleinen Vorgeschmack auf die Unternehmenskultur. Dies sollte bereits am Tag vorher am Arbeitsplatz platziert oder direkt am Empfang übergeben werden.

Vom Start bis zum Ende der Probezeit

Mit Arbeitsbeginn startet die 2. Phase des On-Boarding-Prozesses. Hier kommt der Kandidat erstmalig in Berührung mit der Unternehmenskultur, seinen Produkten/Dienstleistungen und den Kollegen. Es gibt kein genaues Enddatum für die 2. Phase des On-Boarding-Prozesses doch üblich endet diese mit Beendigung der Probezeit oder Abschluss der Einarbeitung in das neue Aufgabenfeld. Das bedeutet, alles was der Mitarbeiter in 3-12 Monaten erfährt, trägt dazu bei wie er das Unternehmen schlussendlich wahrnimmt und ob die Maßnahmen für eine langfristige Mitarbeiterbindung zielführend sind.

  • Willkommen heißen und kennenlernen der Kollegen

Zu Beginn bekommt der Mitarbeiter idealerweise einen Rundumblick innerhalb seiner neuen Arbeitsstelle. Er erhält einen direkten Eindruck über die Stimmung im Büro oder Werkstatt, welcher Umgangston untereinander herrscht, einen Einblick in die Hierarchie und nimmt Kontakt zu den neuen Kollegen im Team auf, die ihn im Unternehmen willkommen heißen.

  • Vorstellung des Unternehmens, Prozesse, Produkte und Ziele

Eine Vorstellung zum Unternehmen, deren Arbeitsprozesse, die vertriebenen Produkte/Dienstleistungen und welche Ziele das Unternehmen verfolgt dürfen beim On-Boarding nicht fehlen. Ein kurzer Rundgang in verschiedene Abteilungen im Unternehmen eignet sich dafür ideal. Mitarbeiter sollen ein Gefühl für die Unternehmensziele und ein Verständnis das Geschäftsmodell entwickeln. Von Vorteil wäre außerdem verständlich zu machen welchen Sinn und Zweck die eigene Arbeit in dem Unternehmen hat. Dadurch soll sich der Mitarbeiter langfristig mit dem Unternehmen und seinem Aufgabenbereich identifizieren können.

  • Strukturierter On-Boarding Plan

Was muss der Mitarbeiter im Unternehmen machen und wie wird er an seine neuen Aufgaben herangeführt? Ein strukturierter On-Boarding Plan soll Neueinsteigern eine Orientierung über das Arbeitspensum geben und darüber hinaus bereits Termine für Schulungen oder Meetings organisiert sein, bis der Mitarbeiter genug Erfahrung hat selbstorganisiert und eigenständig zu arbeiten.

  • Eigene Aufgaben / Verantwortung übertragen

Neuen Mitarbeitern ein gewisses Maß an Verantwortung zu geben, kann ein GameChanger bei der Einarbeitung sein. Stück für Stück wird ein Mitarbeiter an seine neuen Aufgabengebiete herangeführt und bekommt die Chance einen Teil der Verantwortung zu übernehmen. Herausforderungen bieten die Chance zugleich gefordert und gefördert zu werden und hinterlässt eine ordentliche Portion Motivation durch die eigene Selbstwirksamkeit.

Phase 3 im Onboarding

Mit Phase 3 steht das Fundament für die Wahrnehmung des Mitarbeiters zur Unternehmenskultur und der On-Boarding-Prozess ist weitestgehend abgeschlossen. Falls der Mitarbeiter doch plant zu kündigen, schließt Phase 3 nahtlos an die Off-Boarding Phase an. Damit der Mitarbeiter das Unternehmen nicht verlässt können Vorkehrungen getroffen werden, um auch während Phase 3 die Bindung zum Unternehmen zu stärken.

  • Feedbackkultur

Eine regelmäßige Feedbackrunde ist vorteilhaft für Mitarbeiter und Führungskräfte. Die Führungskraft kann sich erkundigen welche beruflichen Ziele der Mitarbeiter verfolgt und innerhalb des Unternehmens ermöglichen dahingehend zu wachsen und neues dazuzulernen. Dies kann durch Weiterbildungen oder monetäre Belohnungen für gute Leistung (z. B. mehr Gehalt, Beförderung, Prämien) erfolgen. Beides drückt ein hohes Maß an Wertschätzung aus, motiviert zu mehr Leistungsbereitschaft und bindet den Mitarbeiter an das Unternehmen.

  • Arbeitsatmosphäre fördern

Während des gesamten Arbeitsverhältnisses sind Teamevents oder After-work-Ausflüge eine gute Strategie, Teams zu stärken und den Zusammenhalt untereinander zu fördern. Das bedeutet, dass sich Unternehmen aktiv für eine gute Zusammenarbeit und Arbeitsatmosphäre einsetzen sollte. Dies kann durch Teammitglieder selbst passieren, aber noch viel besser wäre eine treibende Kraft im Unternehmen, die idealerweise mit einer Vorbildfunktion z. B. Geschäftsführer, Führungskraft oder Abteilungsleitung voran geht. Mit guter Arbeitsatmosphäre lässt es sich am besten arbeiten und hilft auch bei schwierigen Zeiten den Teamgeist und Motivation beizubehalten.

  • Bindung zum Unternehmen, auch nach dem Arbeitsverhältnis

Falls es doch mal zu einer Kündigung seitens des Arbeitnehmers kommt, können weiterhin Maßnahmen zur Bindung an das Unternehmen aufgesetzt werden. Das Off-Boarding bietet Möglichkeiten, den ehemaligen Mitarbeiter trotz Kündigung weiterhin mit dem Unternehmen verbunden zu bleiben. Vor allem besonders loyale und motivierte Mitarbeiter sollten hier das Gefühl bekommen, dass man sich mit Respekt und Wertschätzung trennt. Wer weiß, ob sie nicht doch zum alten Job zurückkehren wollen.

5 Best Practices für das On-Boarding

Beim On-Boarding gibt es verschiedene Maßnahmen die getroffen werden können, um Mitarbeiter langfristig zu binden. Durch beispielhafte Best Practice Methoden erhöht sich die Chance der Mitarbeiterbindung für dein Unternehmen. Nachfolgend findest du unsere 5 Must-haves für ein gelungenes On-Boarding in Kurzfassung.

  • Transparente Kommunikation

Transparente und offene Kommunikation sind das A und O für ein gutes Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Haben Mitarbeiter das Gefühl ihnen wird etwas vorenthalten, verlieren sie das Vertrauen in dich und dein Unternehmen.

  • Strukturierter On-Boarding Plan

Bringe Struktur in deinen On-Boarding-Prozess und erstelle für dich und deine Mitarbeiter einen genauen Plan, was du wann kommunizieren und weitergeben möchtest.

  • Einbindung des gesamten Teams

Das Team hat einen maßgeblichen Einfluss auf das Wohlbefinden eines Neueinsteigers. Briefe das Team und die Führungskraft, sodass jeder genau weiß was er tun kann, um ein Gemeinschaftsgefühl zu entwickeln und auch in den kommenden Jahren weiterwachsen kann.

  • Offene Feedbackkultur

Feedbacks sind enorm wichtig für die Weiterentwicklung deiner Mitarbeitenden. Nicht nur um die aktuelle Leistung zu bewerten, sondern auch, um Wünsche zu äußern. Dadurch fühlen sich Mitarbeiter wertgeschätzt und können dir mitteilen, was sie brauchen, um ihre Arbeitszufriedenheit zu steigen.

  • Out-of-the-Box Ideen

Sei besser als der Durchschnitt und steche mit kreativen Maßnahmen heraus. Z. B. kannst du Mitarbeitenden, die besonders gut zum Unternehmen gepasst haben, es aber dennoch verlassen wollen, mit einem „Homecoming“-Ticket verabschieden. Es zeigt eine wertschätzende, respektvolle Geste zum Abschied eines Mitarbeiters. Dadurch hebst du dich von anderen Unternehmen ab und kommunizierst eine wichtige Botschaft. Du unterstützt deinen Mitarbeiter bei seinem neuen Job und bietest ihm trotzdem die Chance jederzeit wieder bei dir einzusteigen.